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必要な機材やマナーまで

テレワーク導入時の注意点

テレワークは、新型コロナウイルスの感染拡大によって発令された緊急事態宣言に伴って企業の導入が加速しました。
そのため、なかには充分な準備や研修を実施できないまま見切り発車で運用している企業も少なくありません。
一度立ち止まり、テレワークに必要な設備や環境構築について、改めて振り返ってみましょう。利用における注意点がみえてきます。

テレワーク導入時の注意点

テレワークとリモートワークの違い

テレワークとリモートワークは、どちらもオフィス以外の遠隔地(自宅、サテライトオフィスなど)で業務をおこなうという意味があり、明確な違いはありません。

国は、テレワークについて場所だけでなく「時間」に関しても各人の好きなように働けると定義していますが、リモートワークについても同じようにいえることがあり、2つのワードははっきりと使い分けられているわけではないようです。

企業やコンサルタントによっても定義や意味合いが少しずつ異なることもありますが、本コラムではテレワークもリモートワークも大きく意味に違いはないという前提で進めていきます。

テレワークとオフィス勤務のマナーの違い

テレワークとリモートワークにおいて、誰もが悩んでいるのがオンラインにおけるマナーです。

実際、「WEB会議は上司が退室するまで画面に向かって一礼すべき」などの情報が一部で発信されていたりします。

これは、テレワークを企業がどのような位置づけで扱うかによっても変わってくるでしょう。 例えば、ほとんどがオフィスに出社していて、育休中や遠隔地から出社している人のみテレワークスタイルで仕事をしている場合には、オフィスの慣例に近いマナーが求められるでしょう。 一方で、オフィス出社そのものが減少していて、テレワークで業務にあたる人の割合が多数を占める場合は、テレワークで円滑にコミュニケーションできる新しい方法を従業員が話し合って検討すべきです。

両者に原則として共通するのは、オフィス勤務でもテレワークでも変わらない、言うなれば人としてのマナーといえるかもしれません。

テレビ会議や通話をする際は、挨拶をきちんとする、丁寧な言葉遣いで相手に伝わりやすいスピードを保って話す、人の話を遮らないなど、世間一般の常識をデジタルの世界に落とし込む必要があります。

また、メールやチャットで私用な会話を長引かせないことも、オフィス内で長いタバコ休憩やおしゃべりが許されないのと同じ延長線上にあるマナーといえるでしょう。

なお、業務を進める上で支障となる大きなミスに気づいた時や業務上のトラブルが発生した際は、できる限り対面や電話で然るべき上司に相談すべきです。

しかし、テレワーク上でのコミュニケーションが円滑でないと、言い出しづらい雰囲気が構築されている可能性もあるでしょう。そうならないよう、業務のメールだけでなくチャットなどを活用した雑談などが出来るツールを導入する、業務以外のちょっとしたコミュニケーションを推奨するなどの工夫が必要となります。

今後は、マネジメントスキルの一環として、デジタル環境を円滑に活用することも求められてくるでしょう。

今注意すべきはマナーよりもセキュリティリスク

前述の通り、社会人としての最低限のマナーは求められますが、テレワークにおいて最も注意しなければならないのは、情報漏えいなどのセキュリティリスクといえます。

自宅のパソコンや私物の端末を活用するテレワークのスタイル(BYOD)は、ウィルスへの感染や家族などの第三者の利用、社員によるデータの持ち出しなど、企業の端末と比較して機密情報漏洩リスクが高いと言われています。

システム管理者やIT担当者は、端末の利用範囲を明確にし、企業としての利用方針を明確にしていくことが重要です。また、セキュリティリスクについて従業員全員が把握するよう努めなければなりません。

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テレワークに必要なのは?設備と環境構築の初期コストと追加すべきソフトウェア

テレワーク利用の注意点として初期導入コストとは別に、ソフトウェアを導入する追加コストについても検討しておくべきという点が挙げられます。

初期導入コストとして必要になるのは、システム構築にかかる費用と、パソコンやマイク、WEBカメラといったハードウェアを導入する費用です。

それとは別に、テレビ会議や社内完結型チャットといったコミュニケーションツールの導入、運用、そしてファイル共有管理や勤怠管理システムなど、テレワークとは別のシステムを併せて使うとその分ランニングコストはかさんでいきます。

実際の業務と利用しているシステムを把握し、どこまでの範囲をテレワークでカバーするのか、また、テレワーク化すべき優先順位をつけることで、費用対効果を踏まえた導入が可能となります。

仮想デスクトップ方式のTelekumoならテレワークの見直しに活用できる

実際に導入してテレワーク環境を運用してみないと、どれくらいの追加設備が必要になるか分からないという企業は多いでしょう。

働き方改革の一環で早期にテレワークを導入した企業も少なくありませんが、今現在多数を占めているのは、緊急事態宣言を契機にテレワークを試験的に導入し、今後の継続方法や範囲を含め見直しや改善を行っていく企業が大半となっています。

仮想デスクトップ方式のTelekumo(テレクモ)なら、現状のテレワーク実施状況を確認の上、最適なプランや各種ツールの優先順位付けのコンサルティングを行っております。また、導入後は継続して利用するための手厚いサポートを受けることができるため、コストダウンや業務の効率化などの成果を出しやすいサービスとなっています。

拡張オプション豊富なTelekumo(テレクモ)でテレワークの最適化を

追加ソフトウェアは、多岐にわたるとテレワークシステムとの連携が煩雑になり、どのソフトウェアにいくらくらいの費用がかかっているのかも不透明になります。

また、従業員がソフトウェアを充分に使いこなすことができないと、業務効率化のために導入したソフトウェアやシステムが却って残業や無駄なコストを増やしてしまう結果になりかねません。

テレワークの費用対効果を最大にするためには、こうした事態を避ける必要があります。

Telekumo(テレクモ)は、コミュニケーション(Teams、Zoom、Chatworkなど)、ファイル共有システム(box)、会計ソフト(freee)、勤怠管理(ジョブカン)など、それぞれのカテゴリでトップクラスのサービスで動作検証を行っております。Telekumo(テレクモ)の仮想環境で活用いただくことで、勤怠管理、営業支援、経費精算など社内の業務を丸ごと効率化することが可能です。

各種ツールの契約管理からサポートまで、Telekumo(テレクモ)に一本化することで費用対効果も見えやすくクリアになるでしょう。

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まとめ

以上がテレワーク利用に関する注意点と、その解決のご提案でした。
テレワークはまだまだ新しいワークスタイルであり、企業の数だけユニークなテレワークスタイルがあります。

貴社にとって最適なテレワーク(リモートワーク)のかたちをご提案できるTelekumo(テレクモ)に理想の姿をぜひご相談ください。

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