Boxマスターへの道①
電帳法×Box

1. 電子帳簿保存法とは
実は電子帳簿保存法の歴史は古く、1988年7月に施行され、20年以上の歴史のある法律となります。
その名前の通り、国税に関係する帳簿書類の保存方法の法律です。本来は紙の原本を保存する義務があるところを、電子帳簿保存法を適用することにより紙に代わって電子データとして保存することが可能となります。

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2.改正の具体的な内容
主な改正内容について以下にまとめました。

1.  税務署長の事前承認制度の廃止
   承認制から改正後は届け出なしで開始可能に。
   
   
2.  保存要件の大幅緩和
   タイムスタンプや検索要件の緩和、適正事務処理要件の廃止など。
   
   
3.  電子取引データ保存の要件緩和と義務化
   改正前は出力による代替が可能でしたが、改正後は電子データ保存必須となりました。
   
   
4.  罰則規定の追加
   改ざんし、申告を偽ると追加で10％の加算税を新設。
   
   
5. 帳簿保存における優良電子帳簿制度による優遇
   帳簿の保存において、優良保存の要件を満たすと加算税を５％へ軽減。

上記のように国を挙げて電子帳簿保存を推進していることがわかります。

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1. セキュリティ・コーポレートガバナンスの改善
   今までは紙で保存していたものを電子化することにより、データとして修正履歴が残るためデータ改ざんなどのリスクを減らすことが可能。
   また、アクセス権を持っていれば資料データや情報いつでも閲覧できるため、社内でも複数の部門間で共有しガバナンスを高めることができます。
   
   
2. 業務の効率化
   資料をデータ化することで、より新しい情報をネットワーク上で共有することが可能となり、業務の生産性を上げることも可能に。
   紙の帳簿では印刷する手間や、手作業での保管するための処理が必須でしたが不要です。
   
   
3. 検索ができ、情報を容易に探せる
   電子化されることにより、検索が容易に。紙書類の場合では一枚一枚探していた時間大幅に短縮され、業務を減らすことが可能です。
   
   
4. コストの削減
   書類を紙で作成するにあたり、作成時にはコピー用紙やインク代、コピーする時間がかかります。また保管時には膨大かつどんどん増える書類に対して、まとめるバインダーを購入したり倉庫の賃借、保管するまでの作業も必要でした。しかし、もう物理的に保管するためのコストはすべて不要です。また、紙の劣化や水害・火災などによる消失も心配ありません。

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4. Boxで実現できること
なかなか複雑でとっつきにくい改正電帳法ですが、実は改正電帳法への対応はBoxだけでもできます！ポイントになるのは「改ざん防止措置をとること（真実性の確保）」と「検索機能を有すること（可視性の確保）」ですが、Boxでは以下表のように要件を満たすことができます。

※なお、上記は当社の見解としての記載であり、電帳法を満たしていることを保証するものではありません。

「真実性の確保」について、自社でタイムスタンプを押せない、または受領した請求書にタイムスタンプが押されていなくても、「訂正削除の記録が残る、または訂正削除ができないシステム」であれば問題ありません。Boxでは「操作ログの取得」や「ファイルの編集権限設定」により該当要件をカバーできます。
一方「可視性の確保」で重要となる「検索機能」は、以下3つに対応している必要があります。

• （1）「取引年月日」「取引金額」「取引先」を検索条件に設定すること
• （2）「日付」または「金額」は範囲指定により検索できること
• （3）2つ以上の項目を組み合わせた条件により検索できること

（1）についてBoxでは「メタデータ」機能で対応できます。メタデータとは、ファイルごとに任意のキーワードを設定できる“検索キー”のこと。これにより、「取引年月日」「取引金額」「取引先」を電帳法対象となるファイルに設定すれば要件を満たすことができ、また（2）（3）は、税務職員から求められた際ファイルダウンロード要請に対応できればそれをもって代替可能となります。そのため、メタデータを活用せずともファイル名に「取引年月日」「取引金額」「取引先」を入れておけばBoxでも対応が可能となります。

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5. 紙のある業務という常識から
書類の郵送やFAXなど、紙が介在する業務のために働き方改革が難しいという声を多く耳にします。長年日本では「紙を処理するのが当たり前」とした風潮が続いてきました。しかし昨今ではデジタル庁も立ち上がり、業務の効率化や自動化を目指すためにデジタル化を促進する動きへとシフトしています。電子帳簿法への対応は、こうしたDXへの第一歩として繋がると考えられます。

とはいえ、お客様のシステム環境や業務の内容により、対応手法は様々です。弊社ではお客様の状況に合わせたソリューションの導入支援やシステム間連携サポートを通じ、「紙のある業務という常識からの脱却」のご支援を行っております。「現状の業務が対応できているか心配」「どこから手を付けていくべきかわからない」等のお悩みのお客様はぜひ、弊社「ビジネスプロセス改善支援サービス」をご活用ください。

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